Patrimonio documental: concepto, valor y prácticas de salvaguarda

el

 Editson Romero Angulo Periodista - Gestor Bibliotecario



Resumen. 

Este artículo ofrece una exposición explicativa y académica sobre el patrimonio documental: su definición, valores sociales y patrimoniales, marco jurídico en Colombia, amenazas y estrategias de conservación y acceso, y recomendaciones para la gestión integrada desde bibliotecas, archivos y otras instituciones. Se pone énfasis en el contexto colombiano y en las funciones de instituciones clave como la Biblioteca Nacional de Colombia y el Archivo General de la Nación.


Introducción


El patrimonio documental constituye una parte esencial de la memoria colectiva: reúne documentos —en soportes diversos— que conservan valor jurídico, histórico, científico, cultural o informativo y cuya preservación garantiza la continuidad de identidades individuales y colectivas, la transparencia pública y la posibilidad de investigación. En contextos nacionales, su gestión involucra actores y normas que delimitan responsabilidades, acceso y conservación. (Definición oficial y concepto legal en Colombia).




1. Definición y alcance conceptual


Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico, cultural, científico, administrativo o testimonial; incluye soportes tradicionales (papel, microfilm) y no tradicionales (audiovisuales, fotográficos, sonoros, electrónicos y orales). Su consideración patrimonial no depende únicamente de la antigüedad, sino del valor intrínseco y extrínseco que esos documentos tienen para la sociedad. (Marco conceptual conforme a la Ley general de archivos y definiciones institucionales).




2. Valores del patrimonio documental

  1. Identidad y memoria colectiva. Permite reconstruir trayectorias culturales y sociales.
  2. Prueba y garantía de derechos. Documentos que sostienen decisiones administrativas y legales.
  3. Investigación y educación. Base primaria para historiadores, periodistas, científicos sociales y otros.
  4. Valor simbólico y estético. Manuscritos, mapas y piezas gráficas que tienen valor artístico o patrimonial.

3. Marco jurídico y estructural en Colombia

En Colombia, la Ley 594 de 2000 establece definiciones, principios y responsabilidades para la gestión documental y el tratamiento del patrimonio documental; dicha norma es la base de la política archivística del Estado. El Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, reglamentados por decretos posteriores (entre ellos el Decreto 2578 de 2012 y normas complementarias), organizan la articulación institucional y la inspección técnica a cargo del Archivo General de la Nación (AGN). Estas disposiciones regulan aspectos como la conservación, acceso, selección y circulación temporal de documentos.

El Archivo General de la Nación asume un papel rector en la formulación y control de la política archivística, así como en la vigilancia de la conservación del patrimonio documental del país. La Biblioteca Nacional, por su parte, gestiona colecciones bibliográficas y documentales con valor patrimonial y desarrolla planes dedicados a su salvaguarda y difusión.


4. Tipologías y soportes

  • Bibliográfico: libros, revistas, publicaciones seriadas.
  • Audiovisual: grabaciones de sonido y video, películas.
  • Gráfico y fotográfico: fotografías, cartografía, ilustraciones.
  • Electrónico: correos, bases de datos, documentos nativos digitales.
  • Oral: testimonios, entrevistas registradas.

Cada tipo requiere protocolos técnicos distintos de conservación física y digital (condiciones de almacenamiento, ambientes controlados, migración de formatos, digitalización con criterios de preservación).


5. Amenazas al patrimonio documental

  1. Deterioro físico y químico (ácidos del papel, hongos, insectos).
  2. Obsolescencia tecnológica (formatos o hardware no soportados).
  3. Riesgos ambientales y desastres (inundaciones, incendios, terremotos).
  4. Políticas institucionales insuficientes (falta de presupuesto, personal o políticas integradas).
  5. Acceso restringido o pérdida por prácticas inadecuadas (manipulación sin control, préstamos no regulados).


6. Estrategias de conservación y gestión

6.1. Prevención y condiciones físicas

  • Control de temperatura y humedad relativa, almacenamiento en materiales libres de ácido, manejo mínimo y formación de lectores y personales.



6.2. Preservación digital

  • Políticas de preservación digital: migración periódica, almacenamiento redundante, uso de formatos estándares y metadatos que permitan la autenticidad y la trazabilidad.

6.3. Gestión documental y selección

  • Programas institucionales de gestión documental que integren valoración, selección y transferencia al repositorio institucional o nacional. La normativa colombiana establece instrumentos y etapas para esto dentro de los programas de gestión documental.

6.4. Acceso abierto y derechos

  • Diseñar políticas que equilibren conservación y acceso: digitalización prioritaria de materiales de alto interés, regulación de reproducción y uso académico, protección de datos personales o información sensible.

7. Roles institucionales y cooperación

  • Archivo General de la Nación (AGN): rectoría, inspección, lineamientos técnicos y articulación del Sistema Nacional de Archivos.
  • Biblioteca Nacional de Colombia: custodia de colecciones bibliográficas, planes de patrimonio bibliográfico y documental, difusión y servicios especializados.
  • Entidades locales, universidades, archivos privados y empresas: custodios de acervos con valor patrimonial; su colaboración con el AGN y la Biblioteca es esencial para una gestión coordinada.
  • Sociedad civil y comunidades: actores clave para identificar valores culturales específicos (memorias regionales, comunidades étnicas, archivo familiar).

8. Caso: políticas y planes nacionales (Colombia)

En los últimos años se han impulsado planes y reflexiones sobre el Plan Nacional de Patrimonio Bibliográfico y Documental, con énfasis en la formulación de estrategias metodológicas para la identificación, priorización y salvaguarda del acervo patrimonial colombiano. Esas iniciativas buscan articular actores estatales, académicos y comunitarios para garantizar la diversidad y representatividad del patrimonio.

9. Recomendaciones prácticas para gestores y responsables

  1. Impulsar políticas institucionales de gestión documental alineadas con el Sistema Nacional de Archivos.
  2. Priorizar la digitalización con criterios de preservación y acceso.
  3. Establecer planes de contingencia y gestión del riesgo para archivos y colecciones.
  4. Formar personal especializado y promover alfabetización archivística en la comunidad usuaria.
  5. Fomentar alianzas entre archivos, bibliotecas, universidades y comunidades para proyectos de recuperación y difusión.

Conclusión

El patrimonio documental es un recurso estratégico para la construcción de memoria, la garantía de derechos y el desarrollo del conocimiento. Su salvaguarda requiere marcos jurídicos claros, institucionalidad fuerte (Archivo General de la Nación, Biblioteca Nacional y demás actores), recursos técnicos y humanos, y políticas que compatibilicen conservación y acceso. En Colombia existen instrumentos legales y planes nacionales que proveen un andamiaje técnico y normativo; la implementación eficaz exige voluntad política, inversión y participación social.

Glosario

  • Acervo: Conjunto de documentos o bienes culturales conservados por una institución.
  • Digitalización: Proceso de creación de copias digitales de documentos físicos siguiendo criterios técnicos que permitan su preservación y acceso.
  • Metadatos: Datos estructurados que describen otros datos (autoría, fecha, formato, derechos), fundamentales para la preservación digital.
  • Preservación digital: Conjunto de acciones técnicas y organizativas orientadas a garantizar el acceso a documentos digitales a lo largo del tiempo.
  • Valor patrimonial: Conjunto de atributos (histórico, cultural, científico, probatorio) que justifican la conservación de un documento como patrimonio.

Bibliografía (selección)

  • Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. (texto legal vigente).
  • Archivo General de la Nación. “Patrimonio documental” — directrices y definiciones institucionales.
  • Biblioteca Nacional de Colombia. Plan Nacional de Patrimonio Bibliográfico y Documental — información institucional y colecciones.
  • Decreto 2578 de 2012. Reglamentación del Sistema Nacional de Archivos.
  • Marín-Pedraza, M. T. et al. “Plan Nacional de Patrimonio Bibliográfico y Documental de Colombia: reflexiones metodológicas sobre su formulación.” (artículo y discusión metodológica sobre el plan nacional).
  • Duranti, Luciana. Diplomatics: New Uses for an Old Science (texto recomendado sobre teoría documental y autenticidad — lectura internacional complementaria).

Webrafía (fuentes en línea consultadas)

  • Biblioteca Nacional de Colombia — Planes y colecciones: página institucional.
  • Archivo General de la Nación — Página sobre patrimonio documental y políticas archivísticas.
  • Ley 594 de 2000 (texto PDF y compilaciones oficiales).
  • Decreto 2578 de 2012 (reglamentación del Sistema Nacional de Archivos).
  • Materiales sobre el Plan Nacional de Patrimonio Bibliográfico y Documental (artículo en ResearchGate).