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| Editson Romero Angulo Periodista- Educador |
Lo primero que debemos decir
es que los documentos recogen los actos o hechos realizados por una
organización y con responsabilidad individual de un funcionario o por una
persona, ya sea física, jurídica el acto o realización se acopia en un soporte,
que puede ser en papel, un cd, una cinta, fotografía, Memoria o cualquier otro
tipo de soporte que pueda conservarse. Esto crea un archivo, que puede
clasificarse en diferentes tipos, desde el administrativo, contable legal,
entre otros.
El valor que se encuentra en
el documento está en que no sólo recoge un acto, hecho, sino que una vez
realizado y archivado, con el paso del tiempo se convierte en una parte de la
historia, que puede ser pequeña o grande.
La historia de cada estado y
el conjunto de estados, cuenta con los documentos como fuente de información
estos acumulan las faenas que se han enfrentado en el marco del que hacer
históricos; Los documentos se producen en todas las orillas de la cotidianidad
y en tanto se generan en el que hacer legal, jurídico, bélico, socia, lúdico,
cultural.
Esto nos permite conocer cómo
se realizaban los procesos que llevaron las organizaciones a éxitos y fracasos
y extractar información valiosa para nuestro hoy.
Podríamos asegurar que los
documentos, son un soporte que nos permite archivar el estar al tanto del
avance organizacional.
Con el avance de la
tecnología, conseguimos archivar en lugares más chicos un mayor conjunto de
información.
Es primordial razonar que el conocimiento, si
no inmortal, se le aproxima en razón a las tecnologías como las computadoras,
Internet y todas las relaciones sociales, laborales, culturales, que se
construyen dentro de la red, hay nutridos tamices de que nos permiten acopiar
lo fundamental de todo el conocimiento guardado.
Usualmente en toda decisión,
sea con tercera persona o intrínseca involucra un apoyo documental. En las
diferentes organizaciones estamos produciendo cotidianamente un sinnúmero de
documentos, a partir de las diferentes gestiones generadas en los departamentos
y divisiones de las organizaciones; Desde facturas, historias académicas en el
caso de centros educativos, hasta las historias laborales, sin dejar de lado los
variados encadenamientos, comunicaciones, informes que producimos con
frecuencia nuestros clientes y colaboradores en general.
La gestión documental, es el
acumulado de normas técnicas y prácticas experimentadas para gestionar los
documentos teniendo en cuenta los diferentes tipos documentales, admitidos y
creados en una estructura organizacional, proporcionar la salvación, liberación
y buen desempeño de la información desde ellos, establecer el período que los
documentos deben archivarse o eliminarse.
Sumado a lo anterior la
Gestión Documental; la comprendemos como el conjunto de tecnologías y técnicas aprovechadas
para gestionar los documentos de una estructura organizacional. La tarea es
administrar la creciente producción de documentos en el marco de lo que subsista
en el proceso en marcado en su ciclo vital.
El objetivo de un sistema de
Gestión Documental es:
·
El almacenamiento material de documentos al
mundo digital implica un perfeccionamiento fundamental en diferentes atributos de
la administración en las organizaciones.
·
La Gestión Documental apunta a la transformación
en el examen y ordenación de los documentos, así como datos testimoniales en
sus diferentes formatos.
Implementando un Sistema de
Gestión Documental que implica la tecnología de Gestión Documental, las
estructuras organizacionales harán más eficaz el uso de la información, estableciendo
mecanismos de información pertinente y aminorando el coste de administración. Tramitar
de excelente forma la documentación generada, extenderá el rendimiento en las
estructuras organizacionales.
El Sistema de Gestión documental
debe ser seguro para ello se deben respetar los siguientes puntos:
·
La integridad de los documentos, al tratarse
del cuidado de los movimientos de la estructura organizacional es ineludible
que se almacenen en óptimas condiciones y que se impida la pérdida sin importar
si son físicos o digitales.
·
La salvaguardia de los Documento se logra al
ser restringido el acceso a la información, sólo personal acreditado realizan
consulta a ciertos documentos.
Los documentos nos ayudan a juzgar
la historia y la historia de civilizaciones, naciones, estado, modos de
producción.
Almacenamos la historia
actual, registramos la economía, la cultura, la legalidad, en fin, nuestra
cotidianidad y almacenarla para que sea estudiada cuando sea requerido.
La Buena Gestión Documental nos permite la
posibilidad real de un manejo eficiente de los documentos que a su vez puede
ser consultados y revisados en todo momento para lograr conocer la veracidad de
diferentes hechos.
Las protecciones de los
documentos nos dan la capacidad de la inalterada de la realidad.
A forma de Conclusión podemos decir:
En las desemejantes
estructuras organizacionales los estándares de calidad en la prestación del
servicio ofrecido es tarea esencial.
Poseer un Sistema de Gestión Documental
de alta calidad, en este instante de la historia en el que las personas demandan
rapidez y comodidad en la ejecución de sus diligencias, compone un cimiento
base, para certificar la satisfacción de las personas que se acercan a las
organizaciones por diferentes motivos.
La pauta en lo concerniente a
la producción es tener en alta estima el uso eficaz del tiempo
El concepto es sencillo con un
Sistema de Gestión Documental que se encargue del ciclo vital de los documentos,
es menor el tiempo y esfuerzo en realizar el trabajo equivalente en un mismo
periodo de tiempo, inclusive terminas consiguiendo englobar mayor labor.
Un Sistema de Gestión
Documental mejorara las técnicas para ser más ejecutivos en el que hacer de los
procesos
Transformas los procesos
organizacionales logrando que en ellos se utilicen menos tiempo y menos
recursos, y nos deshacemos de las ocupaciones no funcionales.
