No hay nada mejor como el desorden y el caos administrativo para los corruptos " Relación de normas sobre archivos en Colombia" Por. Editson Romero Angulo Periodista y Profesor universitario

Editson Romero Angulo
Periodista y Profesor Universitario

En Colombia la historia sobre la normativización de la actividad archivística tiene un largo legado, tomando como fuente el Archivo General de la Nación este asegura que:

“Desde los comienzos de la República de Colombia se iniciaron los trabajos de la archivística nacional, como lo ilustra la instrucción archivística de 1826 que fue preparada por don José Manuel Restrepo, primer secretario del Interior de Colombia y también el primero de sus historiadores. En efecto, la instrucción del secretario Restrepo para la organización de los archivos de la Secretaría del Interior, dada el 25 de marzo de 1826, ya observaba el principio de procedencia institucional: para empezar, la organización de los legajos debía respetar la diferenciación de las cuatro entidades administrativas distintas de la experiencia republicana acumulada hasta entonces: el gobierno constitucional de Colombia comprendido entre 1821 y 1826, el gobierno venezolano del exilio de Guayana (1817-1819), y los dos gobiernos de las vicepresidencias de los departamentos de Cundinamarca y Venezuela (1819-1821). Del mismo modo, la división y la ordenación de los papeles del archivo de la Secretaría del Interior reflejarían sus tres secciones del despacho, cada una con cuatro departamentos.”
(Archivo General de la Nación)

El dato anterior nos indica que desde principios de la construcción republicana existe una seria preocupación por preservar el testimonio documental en Colombia. La labor de José Manuel Restrepo seria de importancia trascendental en posteriores años para la reconstrucción de los hechos acaecidos y para el surgimiento de la nacionalidad colombiana y servirían de base para la construcción de textos que reconocían e identificaban los hechos históricos de la construcción nacional; Ejemplo de ello es el “Libro Historia de la Revolución de Colombia” publicado en 1827, desde luego su autor fue el creador inicial de archivos José Manuel Restrepo.
EL dato aportado por El archivo General de la Nación nos permite observar el desarrollo inicial en este periodo;
1.      División y ordenación de papeles.

2.     La creación de secciones en despachos siendo de esta forma un preámbulo a la construcción de normas archivística en la nación colombiana.

Otro dato que no podemos descuidar aquí aportado por el archivo nacional es que:
“Al disolverse la República de Colombia en 1830, las tres secretarías del despacho ejecutivo del Estado de la Nueva Granada heredaron los archivos de las cinco secretarías colombianas, según los asuntos correspondientes a las nuevas secretarías del Interior y Relaciones Exteriores, Hacienda, Guerra y Marina. Las administraciones granadinas conservaron entonces tres archivos generales propios, cada uno con su archivero propio.”
Der lo anterior podemos inferir que estos archiveros que contenían los documentos propios, que serán el preámbulo como fuente en la gestión documental.
No es de poca monta, el recordar en este espacio que la Corona Española siempre tuvo especial preocupación por la custodia documental; Al punto que podemos decir que como lo asegura nuestra fuente consultada el Archivo General de la Nación:

“La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé.”

Normativa historia 

Con el advenimiento dela Constitución Política de Colombia de 1991 y después de periodo  de ciento cinco años de La Constitución  Política de 1886 y en el entender que la jerarquización de leyes la norma constitucional en ley de leyes como lo afirma el articulo 4 de nuestra Constitución Política observamos que existe una orientación clara en nuestra Carta Magna con referencia al manejo archivístico, veamos los artículos que tiene una implicación con referencia a el manejo e importancia de los archivos como fuente de información a continuación citamos el artículo constitucional y luego comentamos su implicación en el mundo dela archivística :
Art. 8 C.P. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
Un articulo fundamental para el tema que nos aborda pues en primera instancia las riquezas siempre deben documentarse en uno u otro formato y estas deben ser guardadas y custodiadas en tal sentido observamos una orientación a la preservación documental.

Art. 15 C.P. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Las Bases de datos son fuente básica de información y todos los ciudadanos producen de en su quehacer cotidiana documentación que forman un cumulo de documentación que permite la comprensión de nuestra realidad.

Art. 20 C.P. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva.
La libertad de expresión y difusión que implica desde luego la posibilidad de informar en muchos casos si no en todos los usos de fuentes documentales que permitan establecer la veracidad de la información esa fuente es necesariamente un archivo confiable.

Art. 23 C.P. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

El Derecho de Petición tutelado en el artículo citado es importante en el campo del buen manejo de archivos pues son fuente documental de prueba de establecimiento de la veracidad y efectividad de la acción petitoria interpuesta, en igual forma obliga al buen manejo de la documentación por parte de la entidad que recibe los Derechos de Petición pues son fuente de corrección en la acción administrativa.
Art. 27 C.P. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Art. 70 C.P. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.
Art. 71 C.P. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades.
En lo referente a la archivística estos 3 artículos ellos vislumbran la importancia que poseen para las funciones de la educación, El educador, el educando, el científico, el artista, el filósofo, el ciudadano en general en permanente formación deben tener fuentes que permitan desarrollar y transmitir de forma fidedigna los aportes, descubrimientos en los diferentes que haceres del ser humano. Y los archivos generales y especializados son fuente de conocimiento y apoyo permanente a la investigación
Art. 63 C.P. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Art. 72 P.C. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener.
Un elemento determinante para fijar frente a la propiedad pública y privada lo inalienable, imprescriptible e inembargable es la fuente documental que marca el histórico de propiedad y usos del mencionado patrimonio.
La fuente de restablecimiento de derechos y de propiedad patrimonial requiere la aplicación del uso de documentación y la fuente es desde luego un buen manejo custodio de archivos
Art. 74 P.C. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
La Documentación pública, debe estar al servicio del público; Es decir de la ciudadanía y para ello se establece el manejo Documentario público en Manos de el Archivo General de la Nación, en el transcurso de este caminar histórico en 1968, se creó el Instituto Colombiano de Cultura, el Archivo Nacional se convirtió en una dependencia del Instituto.
Posteriormente se transforma en Archivo General de la Nación como atributo de la ley 80 del 22 de diciembre de 1989, convirtiéndolo en establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio del Interior.
Las Normas anteriores a la ley 80 de 22 de diciembre de 1989 implican la preocupación por que en las acciones publicas y privadas se cree un proceso de protección, cuidado y resguardo documentario. Que aboca la creación del Archivo General de la Nación.

Uno de los viejos carcomas de la Democracia en el mundo entero y en todos los periodos es la corrupción y para beneficiar la corrupción no hay nada mejor como el desorden y el caos administrativo un mal manejo archivístico permite a los corruptos nadar en una playa que los beneficia.




El orden administrativo necesita un buen manejo archivístico esto permite mayor control y revisión al accionar de los funcionarios corrigiendo y contribuyendo en la lucha contra la corrupción, por esta razón El Gobierno Nacional en cabeza de Andrés Pastrana Arango  intranquilo por el desorden de los archivos, busca  instrumentalizar técnicamente los archivos en Colombia de tal manera que permitieran un orden administrativo y transparente en la gestión de archivos en razón a ello  decretó la Ley General de Archivos: Ley 594 de julio 14 del 2000 que estableció las reglas y principios que administran el trabajo archivístico en todo el patria.
La Ley contiene los elementos generales que gobiernan la función archivística, con estos elementos se procura lograr que las entidades tengan el conocimiento de la significación de sistematizar los archivos. Estos elementos son:
·        Fines de los archivos:
Acomodar la documentación organizada, alimentar esta cultura certifica la salvación de la información y abrir la puerta a la posibilidad de la consulta.
·        Importancia de los archivos:
Saber de buena tinta el valor de la información tanto para la administración de cualquier empresa.
·        Principio de institucionalidad e instrumentalidad:
Los documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son la columna para la toma de disposiciones, protegen la gestión o diligencias tanto en el campo administrativo, económico, político y cultural. Igualmente, en el territorio de la justicia instituyéndose en testimonio y muestra de actos auxiliando así el ejercicio de los derechos y médulas de la información.

·        Principio de responsabilidad:
Las instituciones públicas como las instituciones con funciones públicas están en la obligación de desempeñarse de su gestión en razón a este.
·        El principio de dirección y coordinación de la función archivística:
El promotor de la cultura de la organización de los documentos es el Archivo General de la Nación, y debe resguardar y atesorar el patrimonio nacional.

·       
Principio de administración y acceso:

Es una responsabilidad del estado custodiar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el derecho de los ciudadanos del acceso a la información.
·        Principio de racionalidad:
Instituidos los archivos de acuerdo a los lineamientos señalados por la Ley, se irradia el favor de la coherencia en la creación y administración de documentos.

·        Principio de modernización:
Es indefectible la evolución en tecnologías y métodos no simplemente para estar a la altura de el avance de las tecnologías contemporáneas, sino asimismo para certificar el mantenimiento y amparo documentario.

·        Principio de interpretación:
Para la correcta interpretación y gestión de esta ley, el gobierno ha encargado al Archivo General de la Nación para la formación y acompañamiento a las entidades públicas como a las privadas con ocupaciones públicas en la evolución y clasificación de sus archivos.
Esta ley fue y es de primordial en el establecimiento de normas y para el manejo técnico de los archivos. No solo por su obligatoriedad jurídica sino debido a su importancia en la gestión administrativa y del buen manejo documentario.
 La legislación colombiana es rica en normativización de el manejo documental y archivístico, en, pero la jerarquización de la ley hace que hallamos tomado la Constitución y esta ley que es orientadora de la gestión técnico-administrativa del manejo de documentos en Colombia, Con el fin de mostrar que si hay en Colombia una cultura de la protección histórico documental.


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