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Editson
Romero Angulo
Periodista y Profesor Universitario |
En Colombia la
historia sobre la normativización de la actividad archivística tiene un largo
legado, tomando como fuente el Archivo General de la Nación este asegura que:
“Desde los comienzos de la República de Colombia se iniciaron
los trabajos de la archivística nacional, como lo ilustra la instrucción
archivística de 1826 que fue preparada por don José Manuel Restrepo, primer
secretario del Interior de Colombia y también el primero de sus historiadores.
En efecto, la instrucción del secretario Restrepo para la organización de los
archivos de la Secretaría del Interior, dada el 25 de marzo de 1826, ya
observaba el principio de procedencia institucional: para empezar, la
organización de los legajos debía respetar la diferenciación de las cuatro
entidades administrativas distintas de la experiencia republicana acumulada
hasta entonces: el gobierno constitucional de Colombia comprendido entre 1821 y
1826, el gobierno venezolano del exilio de Guayana (1817-1819), y los dos
gobiernos de las vicepresidencias de los departamentos de Cundinamarca y
Venezuela (1819-1821). Del mismo modo, la división y la ordenación de los
papeles del archivo de la Secretaría del Interior reflejarían sus tres
secciones del despacho, cada una con cuatro departamentos.”
(Archivo General de la Nación)
El dato anterior nos indica que desde principios de la
construcción republicana existe una seria preocupación por preservar el
testimonio documental en Colombia. La labor de José Manuel Restrepo seria de
importancia trascendental en posteriores años para la reconstrucción de los
hechos acaecidos y para el surgimiento de la nacionalidad colombiana y servirían
de base para la construcción de textos que reconocían e identificaban los hechos
históricos de la construcción nacional; Ejemplo de ello es el “Libro Historia de
la Revolución de Colombia” publicado en 1827, desde luego su autor fue el
creador inicial de archivos José Manuel Restrepo.
EL dato aportado por El archivo General de la Nación nos
permite observar el desarrollo inicial en este periodo;
1.
División
y ordenación de papeles.
2. La
creación de secciones en despachos siendo de esta forma un preámbulo a la construcción
de normas archivística en la nación colombiana.
Otro dato que no podemos descuidar aquí aportado por el
archivo nacional es que:
“Al disolverse la República de Colombia en 1830, las tres
secretarías del despacho ejecutivo del Estado de la Nueva Granada heredaron los
archivos de las cinco secretarías colombianas, según los asuntos
correspondientes a las nuevas secretarías del Interior y Relaciones Exteriores,
Hacienda, Guerra y Marina. Las administraciones granadinas conservaron entonces
tres archivos generales propios, cada uno con su archivero propio.”
Der lo anterior podemos inferir que estos archiveros que contenían
los documentos propios, que serán el preámbulo como fuente en la gestión documental.
No es de poca monta, el recordar en este espacio que la
Corona Española siempre tuvo especial preocupación por la custodia documental; Al
punto que podemos decir que como lo asegura nuestra fuente consultada el
Archivo General de la Nación:
“La referencia documental más antigua sobre el
establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro
de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé.”
Normativa historia
Con el advenimiento dela
Constitución Política de Colombia de 1991 y después de periodo
de ciento cinco años de La Constitución
Política de 1886 y en el entender que la
jerarquización de leyes la norma constitucional en ley de leyes como lo afirma
el articulo 4 de nuestra Constitución Política observamos que existe una
orientación clara en nuestra Carta Magna con referencia al manejo archivístico,
veamos los artículos que tiene una implicación con referencia a el manejo e importancia
de los archivos como fuente de información a continuación citamos el artículo constitucional
y luego comentamos su implicación en el mundo dela archivística :
Art. 8 C.P. Es obligación del
Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la
Nación.
Un articulo fundamental para el
tema que nos aborda pues en primera instancia las riquezas siempre deben
documentarse en uno u otro formato y estas deben ser guardadas y custodiadas en
tal sentido observamos una orientación a la preservación documental.
Art. 15 C.P. Todas las personas
tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Las Bases de datos son fuente básica
de información y todos los ciudadanos producen de en su quehacer cotidiana
documentación que forman un cumulo de documentación que permite la comprensión
de nuestra realidad.
Art. 20 C.P. Se garantiza a toda
persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de
informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de
comunicación masiva.
La libertad de expresión y difusión
que implica desde luego la posibilidad de informar en muchos casos si no en todos
los usos de fuentes documentales que permitan establecer la veracidad de la
información esa fuente es necesariamente un archivo confiable.
Art. 23 C.P. Toda persona tiene
derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de
interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los
derechos fundamentales.
El Derecho de Petición tutelado en
el artículo citado es importante en el campo del buen manejo de archivos pues
son fuente documental de prueba de establecimiento de la veracidad y
efectividad de la acción petitoria interpuesta, en igual forma obliga al buen
manejo de la documentación por parte de la entidad que recibe los Derechos de Petición
pues son fuente de corrección en la acción administrativa.
Art. 27 C.P. El Estado garantiza
las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Art. 70 C.P. El Estado tiene el
deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en
igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza
científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de
creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones
es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de
todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la
ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.
Art. 71 C.P. La búsqueda del
conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo
económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la
cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que
desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones
culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que
ejerzan estas actividades.
En lo referente a la archivística
estos 3 artículos ellos vislumbran la importancia que poseen para las funciones
de la educación, El educador, el educando, el científico, el artista, el filósofo,
el ciudadano en general en permanente formación deben tener fuentes que
permitan desarrollar y transmitir de forma fidedigna los aportes, descubrimientos
en los diferentes que haceres del ser humano. Y los archivos generales y
especializados son fuente de conocimiento y apoyo permanente a la investigación
Art. 63 C.P. Los bienes de uso
público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las
tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás
bienes que determine la ley,
son inalienables,
imprescriptibles e inembargables.
Art. 72 P.C. El patrimonio
cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio
arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La
ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos
de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener.
Un elemento determinante para
fijar frente a la propiedad pública y privada lo inalienable, imprescriptible e
inembargable es la fuente documental que marca el histórico de propiedad y usos
del mencionado patrimonio.
La fuente de restablecimiento de
derechos y de propiedad patrimonial requiere la aplicación del uso de
documentación y la fuente es desde luego un buen manejo custodio de archivos
Art. 74 P.C. Todas las personas
tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley.
La Documentación pública, debe
estar al servicio del público; Es decir de la ciudadanía y para ello se
establece el manejo Documentario público en Manos de el Archivo General de la
Nación, en el transcurso de este caminar histórico en 1968, se creó el
Instituto Colombiano de Cultura, el Archivo Nacional se convirtió en una dependencia
del Instituto.
Posteriormente se transforma en
Archivo General de la Nación como atributo de la ley 80 del 22 de diciembre de
1989, convirtiéndolo en establecimiento público del orden nacional, adscrito al
Ministerio del Interior.
Las Normas anteriores a la ley 80
de 22 de diciembre de 1989 implican la preocupación por que en las acciones
publicas y privadas se cree un proceso de protección, cuidado y resguardo documentario.
Que aboca la creación del Archivo General de la Nación.
El orden administrativo necesita
un buen manejo archivístico esto permite mayor control y revisión al accionar
de los funcionarios corrigiendo y contribuyendo en la lucha contra la
corrupción, por esta razón El Gobierno Nacional en cabeza de Andrés Pastrana
Arango
intranquilo por el desorden de
los archivos, busca
instrumentalizar técnicamente
los archivos en Colombia de tal manera que permitieran un orden administrativo
y transparente en la gestión de archivos en razón a ello
decretó la Ley General de Archivos: Ley 594 de
julio 14 del 2000 que estableció las reglas y principios que administran el trabajo
archivístico en todo el patria.
La Ley contiene los elementos
generales que gobiernan la función archivística, con estos elementos se procura
lograr que las entidades tengan el conocimiento de la significación de sistematizar
los archivos. Estos elementos son:
·
Fines de los archivos:
Acomodar la
documentación organizada, alimentar esta cultura certifica la salvación de la
información y abrir la puerta a la posibilidad de la consulta.
·
Importancia de los archivos:
Saber de buena
tinta el valor de la información tanto para la administración de cualquier
empresa.
·
Principio de institucionalidad e
instrumentalidad:
Los documentos
donde reposa la información de una empresa o ciudadano son la columna para la
toma de disposiciones, protegen la gestión o diligencias tanto en el campo administrativo,
económico, político y cultural. Igualmente, en el territorio de la justicia instituyéndose
en testimonio y muestra de actos auxiliando así el ejercicio de los derechos y médulas
de la información.
·
Principio de responsabilidad:
Las instituciones públicas como
las instituciones con funciones públicas están en la obligación de desempeñarse
de su gestión en razón a este.
·
El principio de dirección y coordinación de
la función archivística:
El promotor de la cultura de la
organización de los documentos es el Archivo General de la Nación, y debe resguardar
y atesorar el patrimonio nacional.
·
Principio de administración y acceso:
Es una responsabilidad del estado
custodiar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el
derecho de los ciudadanos del acceso a la información.
·
Principio de racionalidad:
Instituidos los archivos de
acuerdo a los lineamientos señalados por la Ley, se irradia el favor de la coherencia
en la creación y administración de documentos.
·
Principio de modernización:
Es indefectible la evolución en tecnologías
y métodos no simplemente para estar a la altura de el avance de las tecnologías
contemporáneas, sino asimismo para certificar el mantenimiento y amparo documentario.
·
Principio de interpretación:
Para la correcta interpretación y
gestión de esta ley, el gobierno ha encargado al Archivo General de la Nación
para la formación y acompañamiento a las entidades públicas como a las privadas
con ocupaciones públicas en la evolución y clasificación de sus archivos.
Esta ley fue y es de primordial
en el establecimiento de normas y para el manejo técnico de los archivos. No
solo por su obligatoriedad jurídica sino debido a su importancia en la gestión
administrativa y del buen manejo documentario.
La legislación colombiana es rica en
normativización de el manejo documental y archivístico, en, pero la jerarquización
de la ley hace que hallamos tomado la Constitución y esta ley que es
orientadora de la gestión técnico-administrativa del manejo de documentos en
Colombia, Con el fin de mostrar que si hay en Colombia una cultura de la
protección histórico documental.
