Importancia de los archivos de los archivos de gestión para la prevención de la corrupción

 

Por. Editson Romero Angulo

Archivista - Gestor Bibliotecario y Periodista

La corrupción representa uno de los principales desafíos para la gobernanza y la transparencia institucional en Colombia. Este artículo analiza el papel estratégico del archivo de gestión como herramienta preventiva frente a prácticas corruptas en los sectores público y privado. A partir de una revisión documental de fuentes oficiales como el Archivo General de la Nación (AGN), la Función Pública y Transparencia por Colombia, se argumenta que una adecuada gestión documental permite trazabilidad, control, acceso a la información y rendición de cuentas, elementos clave para mitigar riesgos de corrupción.

1. Introducción

La corrupción, entendida como el abuso del poder para beneficio privado, ha permeado múltiples niveles de la administración pública y privada en Colombia. Según Transparencia Internacional, el país ha mantenido una calificación preocupante en el Índice de Percepción de la Corrupción (IPC), lo que evidencia la necesidad de fortalecer mecanismos de control y prevención. En este contexto, el archivo de gestión se presenta como un instrumento técnico y legal que permite garantizar la integridad de la información institucional, facilitando la trazabilidad de decisiones y operaciones administrativas.


2. Marco Normativo y Conceptual

2.1 Normativa Colombiana

Ley 594 de 2000

         Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos, establece principios de gestión documental y acceso a la información pública.

         Ley 1474 de 2011: Estatuto Anticorrupción, promueve la transparencia y control en la administración pública.

         Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública.

         Acuerdo 006 de 2014 del AGN: Reglamenta el Sistema Integrado de Conservación Documental.

 2.2 Conceptos Clave

         Archivo de gestión: Conjunto de documentos en trámite o uso frecuente, generados por una entidad en el ejercicio de sus funciones.

         Trazabilidad documental: Capacidad de seguir el rastro de decisiones y actuaciones administrativas mediante registros organizados.

         Control interno: Sistema de verificación y seguimiento de procesos administrativos que previene irregularidades.

3. Función Preventiva del Archivo de Gestión

3.1 En el Sector Público

El archivo de gestión permite:

Evitar la manipulación de documentos mediante sistemas de clasificación y retención documental.

Facilitar auditorías y procesos de inspección por entes de control como la Contraloría y la Procuraduría.

Garantizar el acceso ciudadano a la información, fortaleciendo la rendición de cuentas.

Según el Mapa de Riesgos de Corrupción del AGN, la pérdida o alteración de archivos puede facilitar actos corruptos, especialmente en procesos contractuales y de evaluación normativa.

3.2 En el Sector Privado

Empresas como Grupo Sura, Bavaria y Telefónica Movistar han implementado sistemas de gestión documental como parte de sus políticas anticorrupción. La trazabilidad de contratos, patrocinios y decisiones corporativas reduce el riesgo de colusión y soborno.

Transparencia por Colombia destaca que el 73% de las empresas evaluadas en 2023 tienen avances satisfactorios en gestión de riesgos de corrupción, en parte gracias a sus sistemas de archivo y denuncia.

4. Retos y Recomendaciones

         Digitalización segura: Implementar sistemas electrónicos con respaldo legal y autenticidad.

         Capacitación archivística: Fortalecer el perfil técnico de los responsables de archivo en entidades públicas y privadas.

         Integración con control interno: Articular el archivo de gestión con sistemas como el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).

Glosario

         Archivo de gestión: Documentos en uso frecuente que respaldan la operación administrativa.

         Trazabilidad: Capacidad de seguir el rastro de decisiones y documentos.

         Control interno: Sistema de verificación de procesos administrativos.

         Corrupción: Abuso del poder para beneficio privado.

         Rendición de cuentas: Obligación de informar y justificar decisiones ante la ciudadanía.


Bibliografía

Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594 de 2000. Recuperado de [7]

Departamento Administrativo de la Función Pública. (2018). Guía para la organización de archivos de gestión y transferencias documentales. Recuperado de [6]

Transparencia por Colombia. (2024). Medición de Gestión Empresarial de Riesgos de Corrupción. Recuperado de [16]

Castañeda Verano, P. A. (2015). Orígenes institucionales de la corrupción: El caso de Colombia. Universidad Nacional de Colombia. Recuperado de [19]

Molina Carrillo, C. A. (2017). Influencia del sector privado en la generación de corrupción. Universidad Santo Tomás. Recuperado de [20]

Webgrafía

         Guía de organización de archivos de gestión – Función Pública

         Mapa de riesgos de corrupción – AGN

         Medición empresarial de riesgos de corrupción – Transparencia por Colombia

         Repositorio UNAL – Corrupción institucional

         Repositorio USTA – Corrupción en el sector privado


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