Importancia de los archivos de los archivos de gestión para la prevención de la corrupción
Por. Editson Romero Angulo
Archivista - Gestor Bibliotecario y Periodista
La corrupción representa uno
de los principales desafíos para la gobernanza y la transparencia institucional
en Colombia. Este artículo analiza el papel estratégico del archivo de gestión
como herramienta preventiva frente a prácticas corruptas en los sectores
público y privado. A partir de una revisión documental de fuentes oficiales
como el Archivo General de la Nación (AGN), la Función Pública y Transparencia
por Colombia, se argumenta que una adecuada gestión documental permite
trazabilidad, control, acceso a la información y rendición de cuentas,
elementos clave para mitigar riesgos de corrupción.
1. Introducción
La corrupción, entendida como
el abuso del poder para beneficio privado, ha permeado múltiples niveles de la
administración pública y privada en Colombia. Según Transparencia
Internacional, el país ha mantenido una calificación preocupante en el Índice
de Percepción de la Corrupción (IPC), lo que evidencia la necesidad de
fortalecer mecanismos de control y prevención. En este contexto, el archivo de
gestión se presenta como un instrumento técnico y legal que permite garantizar
la integridad de la información institucional, facilitando la trazabilidad de
decisiones y operaciones administrativas.
2. Marco Normativo y Conceptual
2.1 Normativa Colombiana
Ley 594 de 2000
• Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos, establece
principios de gestión documental y acceso a la información pública.
• Ley 1474 de 2011: Estatuto Anticorrupción, promueve la
transparencia y control en la administración pública.
• Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Información Pública.
• Acuerdo 006 de 2014 del AGN: Reglamenta el Sistema Integrado
de Conservación Documental.
2.2 Conceptos Clave
• Archivo de gestión: Conjunto de documentos en trámite o uso
frecuente, generados por una entidad en el ejercicio de sus funciones.
• Trazabilidad documental: Capacidad de seguir el rastro de
decisiones y actuaciones administrativas mediante registros organizados.
• Control interno: Sistema de verificación y seguimiento de
procesos administrativos que previene irregularidades.
3. Función Preventiva del Archivo de Gestión
3.1 En el Sector Público
El archivo de gestión permite:
Evitar la manipulación de documentos mediante sistemas de
clasificación y retención documental.
Facilitar auditorías y procesos de inspección por entes de
control como la Contraloría y la Procuraduría.
Garantizar el acceso ciudadano a la información,
fortaleciendo la rendición de cuentas.
Según el Mapa de Riesgos de
Corrupción del AGN, la pérdida o alteración de archivos puede facilitar actos
corruptos, especialmente en procesos contractuales y de evaluación normativa.
3.2 En el Sector Privado
Empresas como Grupo Sura,
Bavaria y Telefónica Movistar han implementado sistemas de gestión documental
como parte de sus políticas anticorrupción. La trazabilidad de contratos,
patrocinios y decisiones corporativas reduce el riesgo de colusión y soborno.
Transparencia por Colombia
destaca que el 73% de las empresas evaluadas en 2023 tienen avances
satisfactorios en gestión de riesgos de corrupción, en parte gracias a sus
sistemas de archivo y denuncia.
4. Retos y Recomendaciones
• Digitalización segura: Implementar sistemas electrónicos con
respaldo legal y autenticidad.
• Capacitación archivística: Fortalecer el perfil técnico de
los responsables de archivo en entidades públicas y privadas.
• Integración con control interno: Articular el archivo de
gestión con sistemas como el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
Glosario
• Archivo de gestión: Documentos en uso frecuente que
respaldan la operación administrativa.
• Trazabilidad: Capacidad de seguir el rastro de decisiones y
documentos.
• Control interno: Sistema de verificación de procesos
administrativos.
• Corrupción: Abuso del poder para beneficio privado.
• Rendición de cuentas: Obligación de informar y justificar
decisiones ante la ciudadanía.
Bibliografía
Archivo General de la Nación.
(2000). Ley 594 de 2000. Recuperado de [7]
Departamento Administrativo de
la Función Pública. (2018). Guía para la organización de archivos de gestión y
transferencias documentales. Recuperado de [6]
Transparencia por Colombia.
(2024). Medición de Gestión Empresarial de Riesgos de Corrupción. Recuperado de
[16]
Castañeda Verano, P. A.
(2015). Orígenes institucionales de la corrupción: El caso de Colombia.
Universidad Nacional de Colombia. Recuperado de [19]
Molina Carrillo, C. A. (2017).
Influencia del sector privado en la generación de corrupción. Universidad Santo
Tomás. Recuperado de [20]
Webgrafía
• Guía de organización de archivos de gestión – Función
Pública
• Mapa de riesgos de corrupción – AGN
• Medición empresarial de riesgos de corrupción –
Transparencia por Colombia
• Repositorio UNAL – Corrupción institucional
• Repositorio USTA – Corrupción en el sector privado
